第一次用 Docusign 电子签名？企业最常问的 9 个问题

从使用方式到安全合规，梳理企业首次引入 Docusign 电子签名时最关心的核心问题。

在与企业客户的日常交流中，我们发现：很多团队已经意识到电子签名可以提升效率，但在真正落地之前，往往会被一些非常具体、也非常现实的问题卡住。

比如：

- 能不能一次发多份文件？

- 现有系统能不能直接对接？

- 签完的文件放在哪里，安不安全？

- 如果两个人共用一个邮箱，会不会出问题？

结合 Docusign 团队在全球 180+ 个国家和地区的长期实践，以及我们在服务企业客户过程中的真实反馈，下面整理了电子签名使用过程中最常被问到的 9 个问题，供正在评估或刚开始使用电子签名的企业参考。

企业客户最关心的 9 个实际问题

Q1：需要同一个人签很多文件，能一次性发送吗？

可以。通过 Docusign，你可以在一次签署流程中发送一份或多份文档。无论是同一个人签多份文件，还是多个人分别签署不同文件，都可以在一个流程中完成，避免反复发送、来回确认。

Q2：哪些类型的文件可以使用电子签名？

绝大多数商业文件都可以。

以澳大利亚为例，《1999 年电子交易法》已明确认可电子签名的法律效力，适用于大多数商业合同和协议。只有极少数特殊文件（例如部分契约类文件）仍要求纸质签署。

在实际业务中，以下类型文件通常都非常适合使用电子签名：

商业合同与补充协议
员工入职、保密协议
采购、供应商相关文件
客户授权与确认文件

Q3：能否集成到员工已经在用的业务系统里？

可以，这也是很多企业在评估电子签名工具时重点关注的一点。

目前，Docusign 已提供 1000+ 个预构建的集成与扩展应用，可以与企业现有的业务系统无缝衔接，而不是让员工额外学习一套“独立工具”。

在实际项目中，企业常见的集成场景包括但不限于：

协同与流程平台：如泛微、飞书、钉钉、企业微信等
ERP / 业务系统：如用友、金蝶、Oracle 及各类 ERP 系统
CRM 与业务管理系统：如 Salesforce、纷享销客、甄零科技等
办公与生产力工具：如 Microsoft 365、Outlook、SharePoint、Google Workspace
企业级应用平台：如 SAP（Ariba、SuccessFactors）等

通过这些集成，电子签名可以直接嵌入合同审批、客户管理、采购或人事流程中，实现在原系统内发起、签署和归档协议，减少系统切换，也更符合企业原有的工作习惯。

- 如需了解当前支持的具体预构建集成和扩展应用，可前往 Docusign 官网的集成页面进行查询（以官方最新列表为准）。

https://www.docusign.com/integrations

Q4：每次发文件都要重新配置流程吗？

不需要。

如果你经常发送相同类型的合同或走相同的签署流程，可以将其保存为模板。后续只需调用模板、替换签署人信息，即可快速发起签署，大幅减少重复配置时间。

Q5：已签署的文件会存在哪里？数据安全吗？

Docusign 是基于云的解决方案。

以澳大利亚客户为例，Docusign 使用澳大利亚本地数据中心进行数据存储，满足数据驻留与合规要求。同时，Docusign 在欧洲、美国、加拿大等地区也设有数据中心，支持跨区域业务的数据托管需求。

Q6：如何确认“签字的人就是本人”？身份验证是否可靠？

这是企业最关心的问题之一。

在每一笔签署交易中，Docusign 都会生成完整的审计跟踪记录，包括：

签署人姓名与邮箱
设备 IP 地址
操作时间与行为记录

在此基础上，企业还可以按需启用更严格的身份验证方式，例如：

短信验证码
知识型身份验证
身份证件验证（如护照、驾照）

协议完成后，可下载带有防篡改数字证书的 PDF 文件，任何修改都会被清晰标识。

Q7：面对面场景下，也能用电子签名吗？

可以。

Docusign 支持“当面签署”场景。在客户到访、会议洽谈等场合，可直接在平板或其他设备上打开协议，让对方当场完成签署，无需纸质文件。

Q8：所有签署人都必须有电子邮箱吗？

是的。

电子邮箱是 Docusign 用于识别签署人的主要方式之一。同时，系统还会结合设备信息、IP 地址、时间记录等多维数据，确保签署行为的可追溯性。

Q9：如果两位签署人共用同一个邮箱，会有问题吗？

不会。

考虑到现实场景中可能存在家庭邮箱或公司共享邮箱的情况，Docusign 会同时记录：

签署设备信息
设备 IP 地址
操作行为记录

如果需要将文件发送给两位共用邮箱的签署人，只需在流程中设置两个不同的收件人姓名，即使邮箱相同，系统也会分别发送签署通知并独立记录签署行为。

电子签名正在重塑合同管理方式

电子签名并不只是“把纸质签名搬到线上”，而是对合同流程、效率与风险控制的一次系统性升级。

如果你正在评估是否引入 Docusign，或对具体使用场景、集成方式、合规要求仍有疑问，欢迎结合自身业务情况进一步交流，我们也可以从实际落地的角度，协助您判断是否适合当前阶段的企业需求。

作为 Docusign 中国合作伙伴（官方授权代理商），优阅达 DKM ECO（Data Knowledge Management Limited）致力于为用户提供全面的产品咨询、部署与技术支持服务，确保企业能够高效、安全地使用 Docusign。

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