在企業跨境合作的浪潮中，電子簽約已成為提升業務效率、簡化工作流程的重要工具。如今，越來越多的企業使用者開始使用 Docusign 進行跨境簽約，但仍有不少使用者擔心不會使用 Docusign 進行簽約。
無需擔憂，本指南將幫助你輕鬆掌握使用 Docusign 傳送檔案進行簽署的方法，解答你的操作疑問。無論你是新手還是希望提升效率的老使用者，透過本文清晰、詳細的步驟，你都能快速上手，實現安全快捷的電子簽署。
基本傳送步驟
建立和傳送要簽署的檔案的基本步驟如下：
1、建立信封
你可以建立新的信封，使用儲存在 Docusign eSignature 中的模板，或者繼續之前儲存的草稿。
2、上傳文件
Docusign eSignature 支援多種檔案格式。你可以從本地計算機上傳檔案，也可以從雲端儲存服務（如 Google 雲端硬碟或 Dropbox）中選擇檔案。
3、新增收件人
指定信封接收者及其所需執行的操作。
4、撰寫訊息
為收件人輸入電子郵件主題及正文內容。
5、設定高階選項
配置特殊的收件人許可權、提醒通知以及截止日期。
6、新增欄位
為每位收件人在檔案中新增必要的欄位，以便收集電子簽名及其他資訊，如標題、簽署日期等。
7、預覽併傳送
審查所有欄位設定，並將信封傳送給指定的收件人。
1、建立新信封
如需從他人處獲取簽名，請按以下任一方式建立新信封：
在“首頁”上，點選“開始”，隨後選擇“傳送信封”。
或者，在“管理”頁面中，點選“新增”，接著選擇“傳送信封”。
接下來，系統將顯示“準備”介面。
2、在信封中新增檔案
開始建立信封后，你可以新增需要收件人電子審閱和簽署的檔案。Docusign eSignature 支援多種檔案格式，包括常見的文件、簡報、影象、圖紙和電子表格應用程式。當你上傳檔案時，Docusign 會將其轉換為 PDF 格式以方便傳送和儲存。
你可以新增儲存在本地計算機上的檔案。根據你的賬戶設定，你還可能從授權的雲端儲存提供商（如 Google 雲盤或 Dropbox）中新增檔案。你的 Docusign 管理員決定了你可以使用哪些雲服務提供商。
檔名稱將用於生成預設的信封名稱，並在透過“個別 PDF 選項”下載檔案時使用。
在“新增 > 傳送信封”中開啟新信封。
在“準備”檢視中，要新增本地計算機上的檔案，請點選“上傳”。
若要從授權的雲端儲存服務提供商中新增檔案，請選擇相應的服務。然後，選擇檔案並點選“新增所選專案”。
3、新增收件人
選定要傳送的檔案後，你可以新增最多 99 名收件人，這些收件人可以是簽署人或僅僅是接收副本的人。你需要為每個收件人提供電子郵件地址和姓名。收件人無需擁有 Docusign 賬戶即可開啟檔案並完成簽署。
Q：如何為收件人分配任務？
你可以為檔案收件人分配不同的任務，例如簽署或接收副本。
注：某些收件人任務僅適用於特定套餐，可能不會包含在你的賬戶中。
Q：如何手動新增收件人？
要新增將對檔案執行操作或接收檔案副本的人員，請按照以下步驟操作。你可以指定簽署順序、要求額外驗證以及設定其他選項。
Step1：在“準備”檢視中，輸入首位收件人的電子郵件地址和姓名。
Step2：從下拉選單中選擇適合收件人的操作選項：需要簽署 / 現場親自簽署 / 接收副本 / 必須檢視。
Step3：如需新增更多收件人，請點選“新增收件人”。
注： 若要將自己新增為檔案的收件人，請在“姓名”欄位中輸入“@me”。或者，點選“姓名”欄位並在彈出框中選擇你的姓名和電子郵件。
Step4：（可選）為收件人指定簽署順序，以控制他們接收和簽署檔案的次序。
Step5：（可選）如需要求收件人在簽署過程中提供額外資訊以驗證身份，請新增驗證方法：
在收件人行中，點選“自定義”，然後選擇“新增身份驗證”。
為收件人選定驗證方法，並完成必填欄位。驗證詳情將顯示在收件人資訊下方。
注：為了增強安全性，你可以增加訪問碼和身份驗證方式（電話、簡訊或基於知識的身份驗證）。
Step6：選擇簽名型別（僅適用於標準簽名賬戶 SBS）。
Q：如何使用聯絡人列表新增收件人？
你的 Docusign eSignature 賬戶中包含一個聯絡人列表。你可以從該列表中選擇需要新增到信封的收件人。而你的許可權設定決定了你可以訪問的聯絡人型別。
注：如果你的許可權允許建立私有聯絡人，那麼在你傳送信封時，收件人會自動新增到你的聯絡人列表中，從而避免重複輸入資訊。
Step1：在“準備”檢視中，點選“聯絡人”圖示，選擇要新增的已儲存聯絡人。
Step2：根據你的使用者許可權和賬戶設定，你可以在以下聯絡人分類中搜尋並選擇：
通訊錄：根據你的許可權，通訊錄可能包括你的私人聯絡人、與你共享的聯絡人以及賬戶的簽署組。
目錄：包含你賬戶上所有活躍使用者。Docusign 管理員始終可以訪問目錄；對於其他使用者，此功能需由你的 Docusign 管理員啟用。
Step3：點選“應用所選項”，使用預設動作“需要簽署”新增聯絡人資訊。如有需要，你可以調整收件人的動作。
Step4：若要批次新增多個聯絡人為收件人：
點選“新增收件人”選單，並選擇“從聯絡人新增”。
從你的“通訊錄”或“目錄”中選擇一個或多個聯絡人，然後點選“應用所選項”，將其作為“需要簽署”的收件人新增。
根據需要調整每位新增收件人的動作和詳細資訊。
4、新增訊息
Docusign 將透過電子郵件將你的簽名交易通知傳送給收件人。新增收件人後，你需要輸入電子郵件的主題和訊息。該主題也可用作信封標題，這是你在“管理”頁面上識別信封的方式，並且也會作為通知郵件的主題顯示給收件人。
Q：如何將訊息新增到所有收件人？
對於傳送給所有收件人的訊息，系統會自動從你上傳到信封的文件名稱生成郵件主題行，並在主題前加上“使用 Docusign 完成：”。例如，如果你上傳了一個名為“NDA 協議”的檔案，預設的主題行將是“使用 Docusign 完成：NDA 協議”。
如果上傳多個檔案，檔名將被新增到主題行中，最大長度為 100 個字元。超出的部分將被截斷。你可以根據需要更改這個主題行。
所有收件人都將看到這條訊息。作為發件人，你可以在“詳情”檢視中檢視你新增到文件的訊息。
郵件訊息欄位的字元限制：
郵件主題：100 個字元
郵件訊息：10,000 個字元
在準備檢視中的“新增訊息”部分，你可以接受預設的主題行或按需進行編輯。
注：此輸入可用作電子郵件主題以及信封標題。有意義的主題可以幫助傳達檔案的內容。如果你經常傳送相同的檔案，請輸入自定義主題行。如果你使用預設的主題行，則所有信封的標題都將相同，這會使識別特定信封變得困難。
Q：如何傳送訊息給個別收件人？
除了常規訊息外，你還可以為特定收件人新增私人訊息。這樣設定後，只有被指定的收件人才能檢視這條私人訊息。請注意，私人訊息的接收者仍然可以看到所有常規訊息，並且在郵件通知的“備註”部分以及當他們開啟文件進行審閱和簽署時，私人訊息也將一併展示。
私人訊息欄位支援最多 1,000 個字元的純文字輸入，不支援 HREF 連結。
作為發件人，你可以在“詳細資訊”檢視中回顧自己新增到信封中的私人訊息。
Step1：在對應收件人的行中點選“自定義”選項，並選擇“新增私人訊息”。
Step2：輸入你的私人訊息。
Step3：關閉面板。此時，面板將顯示該收件人已收到一條私人訊息。
Q：如何刪除私人訊息？
你可以在信封草稿階段或在信封處理過程中移除私人訊息。
Step1：展開收件人行中的私人訊息面板。
Step2：點選面板中的垃圾桶圖示以刪除訊息。
5、設定簽署選項
在準備信封和模板時，你可以設定簽署人的動作、提醒、到期日期等選項。這些選項預設遵循由 Docusign 管理員為你賬號配置的傳送設定。在準備檔案的過程中，你可以隨時調整這些預設選項。
Q：如何設定信封或模板的高階選項？
Step1：照常建立信封或模板。
Step2：在“新增檔案與收件人”檢視中，選擇“高階選項”。
Step3：在彈出的“高階選項”對話方塊中，根據需要調整預設設定。
Step4：選擇“儲存”。你的高階設定已被儲存，並將在傳送信封或使用模板時自動應用。
Q：高階選項有哪些設定？
>>>收件人許可權
允許收件人在紙質副本上簽名
允許收件人更改簽署責任或指派替代簽署人
允許收件人編輯文件
開啟自動導航功能
>>>提醒
你可以啟用提醒功能，以便自動向簽署人傳送跟進郵件。啟用時，請指定提醒傳送的時間間隔。
>>>到期
預設情況下，信封將在發出後 120 天過期。一旦過期，信封的狀態將變為“已作廢”，收件人將無法繼續檢視或簽署。你可以調整信封過期的預設天數，並指定一個具體的過期日期和時間。信封可能會在指定時間後的 24 小時內過期。你還可以選擇向未完成簽署的收件人傳送過期警告郵件。
當信封在 6 天內即將過期時，系統會顯示警告圖示，並將其狀態更新為“即將過期”。懸停在狀態上即可檢視過期日期。
>>>寄件人設定
如果你的賬戶啟用了此功能，可以選擇是否自動在每頁檔案的左上角加蓋信封識別符號印章。
>>>品牌標誌
如果你的賬戶啟用了自定義簽署品牌，你可以選擇應用這些品牌到你的信封上。自定義內容包括電子郵件通知中的標誌、顏色方案，以及收件人在簽署文件時看到的介面元素。品牌設定可能還包括自定義的目的地URL、連結和資原始檔。
注：並非所有賬戶型別都支援多個品牌。如果你看不到品牌部分，則意味著你無法選擇不同的品牌，而將自動應用你賬戶的預設簽署品牌。你可以在“我的偏好設定”中檢視品牌的配置詳情。
>>>評論
如果你的賬戶啟用了評論功能，你可以選擇是否為特定信封或模板開啟評論功能。勾選啟用評論核取方塊，意味著你和收件人都可以在文件上發表評論。
6、將欄位新增到文件中
在信封包含了檔案、收件人和訊息之後，你需要新增欄位，以指導簽署人提供其簽名、姓名縮寫或其他相關資訊。你將為每個收件人單獨新增一組獨特的簽署欄位。
Q：在“新增欄位”檢視中，包含哪些基礎區域？
在“新增欄位”檢視中，包含以下幾個基礎區域：
收件人選擇
撤銷/恢復及複製/貼上工具
標準欄位選項
頁面指南
欄位屬性設定
Q：如何將欄位新增至文件？
Step1：開啟新的信封，並按照常規流程新增檔案和收件人，然後點選“下一步”。
Step2：在頁面頂部的收件人列表中，選擇需要為其新增欄位的人員。
注：你新增的欄位僅適用於選定的收件人，並將以該收件人的顏色標記。你只能為被指定為簽署人的收件人新增欄位，無法為僅檢視或接收副本的收件人新增欄位。
Step3：在右側的頁面導航中，選擇你希望新增欄位的頁面。所選頁面將成為活動頁面，並顯示在中央面板中。
Step4：在左側的“欄位”選擇區中，點選並拖拽其中一個可用欄位型別至活動頁面。
Step5：若要調整欄位外觀、分配給的收件人或其他欄位屬性，請點選該欄位。“欄位屬性”面板將滑出並顯示在頁面導航上方，根據需要設定屬性。
Step6：使用頁面導航滾動瀏覽頁面，併為收件人新增更多欄位。
7、預覽併傳送
在完成檔案、收件人、訊息和簽署欄位的新增後，你可以預覽你的工作併傳送信封。
Q：頂部導航欄包含哪些選項？
頂部導航欄選項，包括：傳送、預覽、儲存、作廢。
Q：底部導航欄包含哪些選項？
底部導航欄選項，包括：傳送信封。
若要儲存草稿而不傳送，請選擇“動作”選單下的“儲存並關閉”。
若要取消準備信封並返回“管理”頁面，請選擇“動作”選單下的“捨棄”。
若要預覽收件人的體驗，請選擇“預覽”。
若要傳送信封，請選擇“傳送”。
傳送後，收件人將收到一封電子郵件通知，提示他們審查並簽署檔案。如果你也是簽署人之一，可以從你的賬戶中啟動簽署流程。
Q：如何在傳送前預覽信封？
預覽模式提供了每位收件人簽署體驗的簡化檢視。你可以逐個檢查每個收件人的欄位，選擇“預覽”。
Step1：選擇要預覽的收件人
Step2：選擇顯示格式
Step3：必填欄位帶有紅色邊框
Step4：選填欄位帶有灰色邊框
Step5：關閉預覽模式
為了測試欄位輸入，請選擇選項按鈕或下拉選單的值，或者直接輸入文字。
為了預覽簽名和姓名縮寫的放置，請點選相應欄位以檢視示例。
結 語
無論你是新使用者還是已有一定的使用經驗的老使用者，Docusign 的操作簡易性和個性化功能都能讓你迅速上手，享受電子簽約帶來的便利。
希望透過這一系列實操指南，你能更好地利用這一工具，提升工作效率。趕快開始使用 Docusign 吧，體驗它如何讓你的業務流程變得更加簡單高效！
