在當今快節奏的商業環境中，企業面臨著繁瑣的協議流程和低效的手動操作，這不僅消耗大量時間和資源，還增加了出錯的風險。Docusign Maestro 應運而生，能透過智慧自動化簡化協議管理，幫助企業加速檔案流轉、減少人工干預，並確保流程的準確性和合規性。
接下來，我們將深入探討 Maestro 如何自動化跨行業和業務線的常見協議型別，展示其在不同業務環境中的實際應用和效果，包括但不限於金融、人力資源、醫療保健和房地產行業等。
Docusign Maestro：自動化你的協議流程
雖然協議流程中的步驟通常是可預測且常規的，但許多團隊仍然依賴過時的手動方法來完成這些步驟。而智慧協議管理（IAM）的出現，為企業提供了一個強大的解決方案。透過最佳化協議生命週期的每個環節，幫助團隊更高效地建立、執行和管理協議。Docusign Maestro 作為一款無程式碼工作流構建工具，能夠無縫整合到你的核心記錄系統中。
藉助 Maestro，你可以輕鬆構建和部署定製化的工作流，實現協議流程的全面自動化，而無需編寫任何程式碼。這不僅提升了效率，還減少了人為錯誤，為客戶提供了更加流暢的體驗。
01、金融服務行業
金融行業涉及大量敏感資訊，尤其是在欺詐風險日益增加的背景下，必須謹慎處理。行業法規和合規指南要求個人資料在每一份文書的處理過程中都得到嚴格保護。儘管這些安全措施對客戶的財務安全至關重要，但它們往往使日常賬戶活動變得繁瑣且低效。
Docusign 透過簡化這些互動，使團隊能夠實時驗證資料，從而提升效率和準確性。以下是 Docusign 可以自動化的幾項常見活動：
開立賬戶申請請求
賬戶維護
瞭解你的客戶（KYC）表格
在傳統的開戶流程中，新客戶通常需要反覆手動輸入資料，甚至可能需要親自前往實體網點辦理。然而，如今的消費者期望更高效、更便捷的服務。這些過時的要求不僅導致客戶體驗不佳，還容易引發資料錯誤，並浪費員工的時間。
Docusign 透過提供無縫的自助服務體驗，幫助團隊簡化流程，讓客戶能夠輕鬆提交開戶所需的資訊。
使用 Docusign Maestro 的流程如下：
身份驗證：客戶提供身份證明檔案以驗證身份。
網路表單填寫：系統自動將客戶的身份資訊預填到表單中；客戶提供完成申請所需的額外資訊。
條件邏輯表單生成：根據客戶申請的賬戶型別，系統自動填充相應的表單。
電子簽名：客戶可以透過嵌入式簽名功能立即簽署表單。
資料存檔：簽署後的資料會自動寫回 Salesforce 系統進行存檔和管理。
02、人力資源部門
人力資源團隊在吸引頂尖人才方面面臨巨大挑戰，而手動、緩慢且繁瑣的新員工入職流程往往導致效率低下和時間浪費。Docusign 為人力資源團隊提供了無縫的解決方案，顯著提升了入職體驗。
透過 Docusign，人力資源團隊無需反覆要求員工填寫每份協議的基本資訊，而是可以提供預填檔案，僅需新員工提供少量額外資訊。此外，Docusign 還能自動生成涉及多輪溝通的複雜文件，進一步簡化流程。以下是 Docusign 在員工生命週期內最佳化的協議示例：
員工入職
錄取通知書
員工申請表
臨時工入職
人力資源團隊有責任為新員工提供積極的初始體驗，這將為他們的工作奠定基調。想象一下，新員工會對一個簡化的入職流程作何反應：他們能夠快速獲取必要資訊，只需一次性提供基本資訊，然後立即投入工作。
使用 Docusign Maestro，人力資源團隊可以構建順暢的入職工作流程，具體流程如下：
網路表單填寫：表單預填了來自人才應用程式的候選人資訊，減少手動輸入。
身份驗證：新員工提供身份證明檔案以驗證身份。
電子簽名：根據新員工的地理位置，系統透過分支規則自動生成並完成相關的稅務表格。
存檔：所有協議在簽署後由各方接收，並儲存在第三方系統中，確保資料的安全性和可訪問性。
03、醫療保健行業
醫療保健和生命科學團隊在提供患者護理時，不能因低效的文書工作而受阻。由於他們在高度監管的環境中處理敏感的個人資料，徹底改革協議系統一直是一項挑戰。因此，紙質和剪貼簿的工作流程仍然普遍存在，儘管它們已經過時。
對於患者來說，繁瑣的資料輸入過程令人沮喪；對於醫療保健提供者來說，技術脫節增加了管理負擔，導致服務延遲和潛在風險。Docusign 透過連線資料系統並消除冗餘的資料輸入，幫助這些團隊最佳化流程。以下是一些可以透過 Docusign 數字化和改進的醫療保健協議示例：
接收新病人
遠端醫療患者同意書
處方配藥
臨床試驗豁免
新患者的文書工作是建立長期健康關係的關鍵時刻。醫療保健組織利用 IAM 減少冗餘步驟，使患者能夠在家中輕鬆輸入資訊，而無需手動填寫大量表格。這不僅顯著改善了患者體驗，還節省了工作人員的時間，並加快了護理服務的提供速度。
以下是使用 Docusign Maestro 的新患者接收流程示例：
身份驗證：患者提供身份證明檔案以啟動入院流程。
網路表單填寫：系統自動將患者的身份資訊預填到表單中；患者填寫剩餘的入院表格。
條件邏輯表單生成：根據患者提供的資訊，系統自動填充相關部門服務同意書。
電子簽名：患者透過電子簽名提供對服務的同意。
資料存檔：簽署的入院表格儲存在第三方系統中，確保資料的安全性和可訪問性。
04、房地產行業
房地產經紀人通常將大量寶貴時間耗費在繁瑣的行政事務上。許多交易要求經紀人手動將資料輸入與買家付款和披露協議相關的會計檔案中。這些任務不僅效率低下，還容易導致代價高昂的錯誤。
Docusign Maestro 透過簡化協議準備步驟，加速交易流程，為經紀人創造更高效的體驗。藉助無縫連線的資料基礎設施，Docusign 能夠顯著縮短完成常見協議所需的時間，例如：
購買協議
新租賃物業引入
檢查與審計
購買協議通常耗費經紀人大量時間和精力。透過自動化檔案準備，經紀人可以節省時間、減少錯誤，併為客戶提供無縫的體驗。
以下是使用 Maestro 的工作流程示例：
網路表單填寫：經紀人填寫內部會計檔案以生成披露協議。
身份驗證：客戶提供身份證明以訪問相關文件。
電子簽名：客戶和經紀人透過電子簽名簽署協議。
存檔：完成的協議和相關資料儲存在 Docusign Navigator 中，確保資料的安全性和可訪問性。
助力企業創造更大商業價值
Maestro 利用智慧自動化顯著提高企業簽約效率，減少人工干預，加快檔案處理，確保合同簽署準確無誤。並且，藉助協作功能促進團隊高效合作，隨時推進專案。作為數字化轉型的有力工具，Maestro 幫助企業降低成本、提升品牌形象，增強市場競爭力，創造更大商業價值。
