近年來，採購領導者展現了非凡的適應力，成功應對了供應鏈中斷、通貨膨脹等一系列挑戰。但是這些挑戰依舊存在，採購領導者們正面臨著在資源有限的情況下提高工作效率和創新能力的巨大壓力。對於那些致力於滿足更高標準的人來說，智慧協議管理的出現，為遊戲規則帶來了革命性的變化，它使得團隊能夠以更迅速、更高效的方式建立、審批和管理合同。
接下來，讓我們探究三個不同組織的案例——一家全球性的零部件分銷商、一個大型教育系統以及一個政府機構，看看它們是如何透過自動化手段最佳化採購流程、削減成本，並探索新的機遇的。這些組織透過引入智慧協議管理，不僅提升了操作效率，還發現了新的增長潛力，從而在激烈的市場競爭中佔據了有利地位。
Genuine Parts Company——實現全球採購工作流程的簡化與標準化
Genuine Parts Company（GPC），一家成立於 1928 年、總部位於佐治亞州亞特蘭大的汽車零部件分銷商，現已成長為市值達 200 億美元的企業，業務覆蓋 17 個國家。儘管其增長令人矚目，但隨之而來的流程分散問題也逐漸顯現——不同部門遵循各自程式管理第三方 IT 供應商合同，文件儲存在多個平臺上，導致錯過最後期限、許可費用超支以及錯失與供應商談判的良機。
為解決這些問題，特別專案經理 Keith McCarraher 引入了合同生命週期管理（CLM）解決方案，旨在標準化採購合同管理流程。透過部署 Docusign CLM，GPC 將所有合同整合到一個集中平臺。員工只需輸入合同型別和供應商資訊等細節，系統會自動從 PeopleSoft 中提取其他必要資料。一旦啟動，Docusign CLM 自動分配任務並引導文件透過審查、風險評估直至簽名收集的各個階段。
這一舉措不僅從 IT 供應商合同開始，逐步演變為全公司的轉型，統一了流程，提升了效率，還為 GPC 構建了無縫全球運營的基礎。
自實施 Docusign 以來，公司實現了：
1、提升透明度
員工能夠便捷地監控供應商支出，並在 CLM 系統中主動管理合同的續約、終止及其他關鍵日期。這些整合的資料使得 CLM 能夠為副總裁編制關於即將到期合同的雙週報告，從而進行更具戰略性的談判。
2、成本節約
CLM 的警報系統確保採購團隊及時續約合同，為團隊爭取更多談判優勢，有效降低成本。
3、流程統一化
GPC 的多個部門和地區，從銷售到人力資源，現在都採用了統一的方法來處理所有合同需求，不僅限於 IT 供應商協議。
4、增強安全性
GPC 與 Docusign 專業服務部門合作，配置了 Azure Single Sign-On（身份驗證服務），以實現跨第三方應用的無縫訪問。這一整合顯著降低了管理多個賬戶的風險，並提升了使用者體驗。
Spring Branch ISD——節省資金與最佳化資源策略
位於休斯頓西部的 Spring Branch 獨立學區（ISD）涵蓋 46 個校區，支援 35,000 名學生，每年處理超過 400 份提案請求（RFP）。該學區的採購部門負責監管從食堂食品到建築材料等各類物資和服務的獲取，確保所有商品和服務按時並在預算範圍內交付。然而，傳統的紙質採購流程限制了團隊對協議的全面瞭解，延長了週轉時間，並因錯失機會而增加了支出。此外，由於學校領導也在管理部分採購合同，導致工作流程脫節和混亂。
面對這些效率低下的問題，採購總監 Rick Gay 引入了配備 Docusign eSignature 的eBid 系統，實現了供應商註冊、提案提交和主服務協議（MSA）的數字化管理。這一變革在 COVID-19 疫情迫使學校關閉並轉向遠端辦公時顯得尤為重要，促使高管利益相關者決定由採購團隊統一管理所有采購合同。
隨著需要監管的合同數量不斷增加，Gay 認識到 Docusign CLM 是實現協議生命週期全面數字化、標準化和自動化的理想選擇。根據新的流程，Docusign CLM 不僅向採購團隊發出即將續約和關鍵事件的提醒，幫助他們主動管理供應商支出，還使得采購過程更加透明和高效。這不僅增強了採購職能的戰略性作用，也讓學校領導能夠更專注於教育目標。
藉助 Docusign，Spring Branch ISD 現已實現：
1、加速合同簽署
CLM 系統將 80% 的合同簽署時間從數天或數週大幅縮短至 48 小時內完成。
2、節省資金
透過數字化採購計劃，該學區成功節省了 400 萬美元，這些資金可以重新投入到教育專案中。
3、高效管理協議
在 CLM 實施後，學校在新財政年度的前三個月內，透過 Docusign 管理了超過 1200 份供應商協議。
4、降低員工負擔
員工能夠利用 CLM 中的常用文件模板和批次傳送功能，一次性將檔案傳送給多個簽署人，顯著節省了時間和勞動力。
5、提升供應商滿意度
透過 Docusign，供應商需要完成的管理任務減少，他們對簽署的協議的正式性和安全性更有信心。
加州自然資源局——最佳化並加速複雜工作流程
加州自然資源局 (CRNA) 致力於恢復、保護和管理加州的自然、歷史及文化資源，並監督 26 個部門、保護機構和委員會的工作，其中包括水資源部 (DWR)。為了推動數字化轉型， CRNA 選擇了 DWR 作為試點單位，測試並最終推廣一項旨在簡化工作流程的技術革新方案。
在 DWR，傳統的採購檔案簽署和審批流程常常拖延數週甚至數月，不僅成本高昂，還容易出現錯誤。為解決這些問題，作為數字化轉型的一部分，DWR 引入了 Docusign 平臺，實現了採購合同的電子化交付與管理。
透過這一變革，DWR 內部發生了顯著的變化：
1、成本節約
DWR 透過 Docusign 減少了 75 %的紙張成本，顯著降低了運營開支。
2、極速檔案簽署
藉助 Docusign，DWR 的檔案簽署流程從數週到數月縮短至僅幾分鐘，極大提高了效率。
3、設計對使用者友好
DWR 在傳送文件前，能夠指定必填欄位並在關鍵區域進行標記，這種直觀的使用者體驗減少了資料輸入錯誤。
4、加速流程自動化
DWR 已實現常用複雜表格的自動化，將數字表格的部署時間從 6 至 12 個月大幅縮短至數週。
5、廣泛部署與擴充套件
DWR 已在組織內部推廣 Docusign 解決方案，為超過 3,500 名員工建立了 Docusign 賬戶，實現了快速採用和擴充套件。
Docusign IAM：提升採購流程效率的關鍵
Docusign 的智慧協議管理（IAM）是一種先進的 AI 雲軟體，可以幫助企業簡化和自動化協議流程。透過將合同生命週期管理（CLM）與 Docusign 的最佳解決方案和服務整合到一個強大的產品組合中，IAM 不僅提升了客戶、供應商和員工的協議體驗，還為採購部門提供了強有力的支援。
在當今對採購部門期望日益增高的背景下，智慧協議管理成為了應對挑戰的關鍵工具。正如成功案例所展示的，Docusign CLM 有助於採購人員鞏固其作為戰略領導者的地位，並推動整個企業的數字化轉型。
透過自動化和最佳化合同流程，採購團隊能夠更高效地運作，從而更好地支援企業的整體戰略目標。Docusign IAM 使採購不僅限於事務性操作，而是成為驅動企業創新和效率提升的核心力量！
