合同管理從紙質檔案時代邁入了數字化時代，變得更快、更簡便、更智慧，也更不容易出錯。如果你想要了解未來合同管理的發展趨勢，那麼這篇文章將為你提供一個良好的開端。
在本文中，我們探討了 2024 年合同管理的發展趨勢，從加強協作到企業責任，再到人工智慧，以及這些趨勢對你的業務意味著什麼。
01、使用原生數字智慧合約
如果你在企業中處理協議，你就會知道合同的生成和談判可能既耗時又低效。大多數企業都遵循相同的流程，從 .docx 檔案開始。一方建立文件後，另一方對其進行標記並透過電子郵件返回。這個通常很漫長的過程一直持續到談判完成並將協議轉換為 PDF 為止。這種格式的變化通常代表談判的結束和協議的最終確定。
除了效率低下之外，這個過程還有許多侷限性。PDF 大約在 30 年前引入市場，如今已成為歷史。它們需要大量的定製才能適合移動裝置，並且不適合輕鬆編輯或跟蹤更改。如今，企業需要一種專門用於協議的文件格式，其功能比 PDF 更多。
幸運的是，合同生成和談判過程正在從靜態 PDF 轉向數字原生智慧法律合同。這些新合同存在於雙方都可以輕鬆使用的協作網路環境中。例如，各方可以將條款拖放到協議中，並連線到 SAP 或 Salesforce 等資料來源，從而在簽署後無縫輸入合同資料並更新源。透過將合同與用於生成合同的資料永久連結，使用者可以重新獲得當前在 PDF 生成過程中丟失的有價值的資訊。各方將不再使用大量文字簽署文件，而是在所有裝置上與數字表單進行互動，並配有卓越的使用者介面，以獲得現代、引人入勝的基於應用程式的體驗。
02、強化團隊協作
近年來，促進團隊協作的工具蓬勃發展，例如 Google Docs 已成為合同生成的熱門選擇。未來一年，隨著合同管理系統與各類協作工具的整合，我們將看到更多合同工作在團隊熟悉的平臺上進行，包括 Zoom、Teams、Slack、WhatsApp、Microsoft Office 365 和 Google Docs 等。
這些整合提供單點登入功能，可直接從團隊喜愛的應用程式中無縫訪問合同管理系統功能。這將使合同工作更加協作和便捷，尤其對於地理分散的團隊。隨著越來越多的企業採用這些整合，團隊合作將成為合同管理的關鍵趨勢，助力提升效率和生產力。
03、人工智慧助力合同談判、簽署及管理
儘管人工智慧目前還無法獨立撰寫合同，但它可以幫助總結協議並根據識別到的風險和機會觸發警報。這自然可以加快合同審查流程。在續約期間，人工智慧還可以快速更新合同條款。如今，一些企業正在嘗試使用人工智慧聊天機器人進行自主談判，以釋放人員用於其他任務。隨著人工智慧在 2024 年日臻成熟，隨著各企業繼續尋求加快合同工作流程的方法，這一技術在標準協議談判中的應用可能會變得更加普遍。
機器學習模型還可以幫助企業選擇對方可能接受的條款。由於很少有企業擁有可靠的衡量標準來評估合同條款和條款與業務成敗之間的相關性，因此許多企業難以找到最合適和有效的條款。一旦團隊能夠從用於生成合同的平臺提取協議資料，他們就能夠確定哪些合同語言能夠帶來成功的談判。
雖然目前義務管理已經具備檢測功能，例如檢測合同到期日期，但下一步是連線到現實世界的資料。然後，人工智慧可以根據實際發生的事件確定合同的最佳下一步，從而節省成本並降低風險。
04、針對資料隱私和人工智慧的新立法
從巴西到日本，全球各地的立法者都開始起草相關法規和指南，指導企業如何開發人工智慧解決方案、處理客戶資料等。無論你身處世界何處，都必須仔細考慮與人工智慧技術相關的風險。與前幾代技術不同的是，現在當你在市場上購買新技術，尤其是任何利用人工智慧的技術時，請花時間尋找一家信譽良好、值得信賴的數字解決方案提供商。比以往任何時候都更重要的是，要問清楚如果你與供應商合作，誰能訪問企業的資料，他們打算如何使用你的資料，以及他們是否有計劃對資料進行匿名和去身份化處理。
如果在簽訂協議前沒有盡職調查，可能會造成嚴重後果。例如，在歐盟，議會最近就其開創性的《人工智慧法》的規則達成了協議。雖然該法仍需在 2024 年正式透過，但它為人工智慧風險分類的全球標準鋪平了道路，使各企業可根據其系統構成的風險程度接受監管。各企業還將面臨透明的報告要求和違規處罰。
05、透過合同實現包容性經濟增長
為世界各地的社群帶來更強的可持續性、復原力和創新力，日益成為執行長們最關心的問題。合同是業務的重要組成部分，實現這些目標的方法之一就是增加合同技術的使用。此外，隨著世界各地的人們繼續依賴智慧手機進行商務交流，合同技術提供商將提供新的、移動友好的功能。
與 WhatsApp（一款在 180 多個國家/地區擁有 20 億使用者的訊息應用程式）的整合就是這一廣泛趨勢的例證。例如，透過與 DocuSign WhatsApp 整合，使用者幾乎可以隨時隨地在 WhatsApp 中籤署協議並接收相關通知。在掌上管理協議的能力為業務提供了便利，併為可能無法使用膝上型電腦或臺式電腦的新使用者和企業主群體帶來了經濟增長的潛力。
06、身份驗證持續數字化
隨著眾多業務流程的線上化，身份驗證等協議流程正獲得更大的發展。金融服務和人力資源等領域的許多合同都包含必須確保安全的敏感資訊，包括銀行賬號和社會安全號。因此，世界各國政府，尤其是歐盟，都在採用數字身份驗證來加快和簡化身份證明和身份驗證。
如果你的企業有意實施數字身份驗證解決方案，請花時間研究供應商。信譽良好的供應商會提供強大的安全措施，包括 PKI 等加密技術來驗證使用者身份。它們還提供卓越的使用者體驗，包括簡訊功能，以確保其技術對使用者友好且易於使用。
07、小型企業合同技術採用率增長
合同生命週期管理（CLM）通常被認為是企業專用的解決方案，但各種規模的企業，甚至是中小企業，對它的需求都在不斷增加。考慮到中小型企業的市場規模和需求（如聯合利益相關者或實施合規護欄），合同生命週期管理（CLM）提供商正朝著更加模組化的方向發展，允許使用者只購買他們最需要的合同生命週期管理元件。
這種模組化方法可以讓合同管理在更有限的預算內變得可行。例如，中小型企業可以獲得儲存庫和合同生成功能，而無需 CLM 的其他方面，如人工智慧合同分析，這對小型企業來說可能不是必需的。
08、遵守企業責任要求
除人工智慧立法外，歐洲還面臨著披露企業責任政策的新要求。由於供應鏈排放通常是企業溫室氣體足跡的最大貢獻者，因此在供應商合同附錄中增加可持續發展要求有助於企業實現氣候目標。歐洲的企業將尋求在協議中加入企業責任條款和附錄，並報告其供應商如何遵守企業責任要求。
同樣，美國和全球更多的司法管轄區可能會要求企業公開披露溫室氣體排放量。未來一年，許多企業將在供應商協議中尋找以科學為基礎的目標和氣候承諾，為滿足這一要求做好準備。
讓你的企業在 2024 年取得成功
合同管理是任何企業的生產力和數字化轉型戰略的重要組成部分，走在趨勢的前端可以幫助企業跟上變化的步伐。2024 年，透過投資於具有前瞻性思維的合同生命週期管理解決方案，你的企業將實現高效談判、智慧簽署、精準履約、有效管控風險。
