美國聯合航空公司，United Airlines，是美國最大的航空公司之一。它擁有龐大的航線網路，連線全球多個城市。美聯航以提供安全、舒適的飛行體驗而聞名，併為乘客提供各種便利服務。
背 景
美聯航每日運營超過 4,500 個航班，並擁有超過 87,000 名員工。預計未來不久，數千名新員工將加入美聯航的團隊。隨著旅行需求逐漸恢復至疫情前水平甚至超越，迅速且便捷地讓新員工融入成為企業的首要任務。然而，傳統的手動文書工作，尤其是在員工背景調查環節，成為人力資源部門的一大挑戰。
IT 應用程式開發高階經理 Stefan Josephson 指出：“我們需要這些流程必須做到：使用者友好、法律合規且高度可靠。”而 Docusign eSignature 不僅滿足了這些關鍵需求，還為員工提供了流暢無縫的體驗。
打造全流程、自動化的入職體驗
Josephson 表示，確保員工第一天順利入職總是充滿挑戰。根據聯邦法規，特定機場工作人員在獲得工作徽章前必須完成一系列審查，包括基於指紋的犯罪記錄核查和員工簽名。傳統上，這些授權表格都是手工填寫，然後親自提交至機場。一旦表格內容出現遺漏或字跡不清，整個流程就得重新來過。
Josephson 指出：“我們的目標是尋找一種更高效的解決方案，以確保表格的準確簽署、快速返回給處理團隊，並安全儲存以備審計。”Docusign eSignature 完美解決了這些問題，並且與人力資源部門依賴的平臺 ServiceNow 實現了無縫整合。
得益於 ServiceNow 提供的現成 Docusign 聯結器，美聯航團隊能夠迅速部署這一改進方案。現在，所有人都能享受到更快捷、更透明的流程帶來的便利，這一流程集中整合在美聯航的 Help Hub 員工門戶中。
1、員工可以在幫助中心輕鬆申請犯罪歷史報告檢查（CHRC），以便獲得詳盡的資訊和清晰的指導。
2、隨後，Docusign 會自動生成電子 CHRC 表格，並利用 ServiceNow 中預先儲存的員工資料進行預填充，這樣不僅節省了時間，還降低了填寫錯誤的可能性。
3、完成電子簽名後，這些填寫完畢的表格將自動返回至 ServiceNow 平臺，以便進行後續的稽核和存檔。
“ServiceNow 到 Docusign 的過渡過程無縫且自然。對員工而言，整個體驗就如同在 Help Hub 門戶內部進行，保持了一致性和連貫性。”——Stefan Josephson，美國聯合航空公司 IT 應用開發高階經理
將關鍵指標整合到單一檢視中
在採用 ServiceNow 和 eSignature 實現流程數字化之前，背景調查可能耗時數週。現在，大多數新的犯罪歷史報告檢查（CHRC）能在 15 天內完成處理。續訂流程甚至可以在一天內處理完畢，且所需工作量遠少於以往處理新提交時。
“由於我們之前處理大量紙質檔案，追蹤這些檔案一直是個難題，”Josephson 表示，“使用 Docusign 和 ServiceNow 的一個顯著優勢是，我們能夠實時監控流程的進展。”
在整個流程中，人力資源部門可以實時檢視 ServiceNow 中的關鍵運營資料，包括平均處理時間以及按部門或位置劃分的待處理和未完成提交的數量。
此次整合還幫助了美聯航規避審計難題，完成的 Docusign 文件直接流入 ServiceNow 的員工文件管理模組，並自動應用安全和保留策略。Josephson 指出，“我們不再需要為每個接受審計的員工尋找對應的紙質檔案，只需快速搜尋並按需列印即可。”
Docusign 助力美聯航實現全流程自動化
Josephson 指出，最佳化 CHRC 流程僅僅是個起點。美聯航還透過整合功能來處理其他人力資源流程，例如針對某些合同工的調查和釋放表。在這一流程中，人力資源團隊透過 ServiceNow 案例啟動，該案例會自動觸發 Help Hub 門戶中針對特定合同工的 Docusign 任務。
“我們能夠在大約兩週內將之前建立的內容調整，以適應這一新的應用場景，”Josephson 說道。未來，美聯航將藉助 Docusign 持續最佳化人力資源流程，包括數字化錄用通知書、旅行申請、離職表格以及其他各種入職任務，實現全流程自動化。
