團隊建立、承諾和管理協議的傳統方式充滿漏洞。這些流程涉及過多的技術系統、繁複的步驟，以及員工在不同工具間手動轉移文件和資料的繁瑣操作。我們在與企業討論其協議流程時發現，這些問題使得流程變得困難、成本高昂且效率低下。我們稱這一系列問題為“協議陷阱”，它每年給全球企業造成的損失高達近 2 萬億美元，包括收入損失和價值破壞。
Docusign IAM 的智慧協議管理是下一代協議技術，專為幫助團隊擺脫協議陷阱而設計。它消除了傳統協議工作流程中的手動步驟和斷開連線的系統，並替換為一個有助於提高效率的無縫平臺。
接下來，本文將介紹 Docusign IAM 如何幫助你的團隊自定義協議工作流程並改進端到端協議流程的五種方式。
01、找到與 AI 協同工作的協議和語言
過時的協議工作流程導致的一個最常見問題是難以定位合同或確定特定條款。Docusign 和 Deloitte 對端到端協議流程的研究顯示，將近一半的公司認為他們花費了太多時間來查詢協議。超過 54% 的企業缺乏能夠自動跟蹤和分析已完成協議的工具。這種搜尋過程不僅容易出錯，還造成了大大的時間和成本浪費。
Docusign Navigator 是一個強大的儲存庫，它利用 AI 幫助你快速解答協議問題。它提供了直觀的過濾器，讓你可以即時按當事人、到期日期、美元價值等對目錄進行排序。Navigator 還包含一個搜尋欄，該搜尋欄使用自然語言處理技術，不僅基於關鍵詞，還能在概念層面進行搜尋。這對於尋找有關隱私或不可抗力等複雜概念的條款尤其有用。此外，生成式人工智慧功能甚至可以為協議中冗長或複雜的部分建立摘要。
02、透過協議報告做出更明智的決策
企業的協議可能初看只是純文字頁面，但 Docusign IAM 將其轉化為結構化的資料集合。透過提取關鍵資料點，你的團隊能夠迅速掌握任何單一文件或整個協議庫的資訊概覽。這些資料點可用於快速且準確地解答關鍵業務問題。
例如，如果你需要確定在企業中支出最高的客戶，Docusign IAM 中的報告功能可以解答這一問題。它還可以揭示哪些即將到期的協議被設為自動續訂。你的團隊可以利用報告功能來追蹤協議相關的週期性統計資料，並藉助這些有力的資料支援來制定更加明智的企業發展方向決策。
03、使用整合連線工具
Deloitte 與 Docusign 的聯合研究表明，團隊在處理資訊時常常在多個不互聯的工具間轉移資料，這種做法不僅浪費了寶貴資源，還導致了版本控制的混亂和資料共享的難題。
設想一下，如果一份協議能在一個統一的平臺上完成從建立、談判、簽署、執行到更新的全過程，而非經歷一系列附加、上傳、重新格式化和重新上傳的繁瑣過程，那會是怎樣一種體驗？Docusign IAM 客戶可以訪問 Docusign App Center，將他們當前用於建立、提交和管理協議的所有工具連線起來。
如需訪問 Docusign App Center，請開啟下方連結：
https://www.docusign.com/products/platform/app-center
如需瞭解更多關於 Docusign 整合方案，請點選下方連結：
-整合方案 | Docusign + 釘釘，助力企業簡化合同簽署流程！
-整合方案 | 結合 DocuSign 與 Zoom，為企業提供更好的遠端簽名體驗！
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04、透過工作流自動化消除手動步驟
整合最大限度地減少了將協議資訊從一個工具移動到另一個工具所需的工作。自動化進一步提升了這一改進，透過消除將協議從工作流程的一個步驟推進到下一個步驟的手動工作。移除這些手動步驟可以節省時間、減少錯誤，並確保每個人都更好地瞭解協議流程。
Docusign Maestro 提供了一個無需編碼的解決方案來應對這些昂貴而繁瑣的步驟。IAM 客戶可以使用 Maestro 設計標準協議工作流程，包括身份驗證和電子簽名等步驟，併為每個步驟設定完成條件。一旦一個步驟完成，Maestro 就會啟動下一個步驟。並且，需要通知的個人將自動收到警報。
任何需要在下一步使用的功能（如電子簽名、身份驗證、公證等）都會自動連結到流程中。一旦在 Maestro 中定義了流程，協議就能儘可能無縫地從一端移動到另一端。
05、協作式協議管理
當協議涉及多方和企業時，工作流很容易因可見性和版本控制不佳而陷入困境。使用者很容易混淆哪個版本是最新的，哪一方正在審查該版本，哪一方提出的修訂已被採納，以及誰負責下一步行動。
Docusign IAM 透過基於雲的單一版本解決了這個問題，確保文件始終保持最新狀態。協議在雲中建立，並始終留在平臺上。議價、簽名、公證服務（如有需要）和續簽都在同一份檔案上進行。在任何時候，任何擁有適當許可權的人都可以檢視協議的狀態並監控其進度。他們可以確信找到的協議是最新的版本。隨著協議流程的推進，IAM 會實時跟蹤更新，記錄協議操作，並跟蹤下一步需要採取的行動。
結 語
作為一個領先的電子簽名和協議管理平臺，Docusign 透過簡化協議的建立、簽名和管理流程，幫助企業解決客戶在傳統紙質協議處理中的痛點，比如效率低下、易出錯、儲存不便和合規性問題等。Docusign 的智慧自動化工作流程進一步最佳化了協議處理過程，提升了客戶體驗，並確保了業務的合規性。
對於企業來說，推廣 Docusign IAM，可以進一步加強對使用者身份的驗證和訪問控制，這不僅提升了協議處理的安全性和精確度，還促進了團隊間的協作。這種端到端的協議流程最佳化，不僅提高了企業運營的效率，增強客戶對企業服務的信任，還能為企業帶來了業務增長的新動力。
